Elaborazione della busta paga e digitalizzazione dei processi manuali

Elaborazione della busta paga e digitalizzazione di processi manuali

Chi ha paura della busta paga? Si scherza, ovviamente; nessuno ha paura di ricevere il compenso pattuito per lo svolgimento della propria professione. Quello che fa paura è la pluralità di voci incomprensibili che compongono questo documento. Solitamente, una volta ricevuta la busta paga online o con altri mezzi, lo sguardo del lavoratore dipendente corre in basso a destra, dove trova posto la retribuzione netta. Ma tutte le altre diciture? Servono a qualcosa?

Ovviamente sì! Saper leggere correttamente e conoscere il calcolo della busta paga consente di avere il quadro delle ferie maturate, delle ferie godute, del TFR e dell’imponibile fiscale. Ma la nostra attenzione, in questo articolo, vuole focalizzarsi su chi sta dall’altra parte del cedolino, e abbiamo pensato di raccontare una nuova partnership di Jobtech, giunta in Italia a maggio del 2020, fornendo qualche nozione sulla busta paga e sui tool per elaborarla.

Chi può elaborare i cedolini? 

Sappiamo bene chi li riceve, ma a chi tocca l’arduo compito di elaborarli? Riprendendo la Gazzetta Ufficiale, leggiamo che:

Tutti gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti, quando non sono curati dal datore di lavoro, direttamente od a mezzo di propri dipendenti, non possono essere assunti se non da coloro che siano iscritti nell’albo dei consulenti del lavoro a norma dell’articolo 9 della presente legge, nonché da coloro che siano iscritti negli albi degli avvocati e procuratori legali dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali.

La figura che ricopre con maggiore frequenza il ruolo di elaborazione dei cedolini è il consulente del lavoro. Nel caso soprattutto di PMI e startup, questa funzione lavorativa è spesso esternalizzata tramite servizi di busta paga online, così da poter ottimizzare il processo, senza dover inserire una risorsa addetta alle paghe all’interno dell’organico. 

Ma come funziona la sua attività di elaborazione dei dati? Le soluzioni sono diverse, dalla pratica manuale di inserimento in Excel, all’utilizzo di programmi specifici che minimizzano il margine di errore e permettono una riduzione delle tempistiche e una semplificazione dell’elaborazione del documento.

Complice la sempre maggiore digitalizzazione che ha investito ogni settore, è sempre più diffuso l’utilizzo di soluzioni per generare la cedolina busta paga online; a fronte della situazione sanitaria che ha spinto a un livello ancora più alto la richiesta di snellire e agevolare i processi, l’idea di un consulente del lavoro digitale è stata accolta con interesse dalla aziende, piccole o medie esse siano. 

Le principali voci della busta paga 

Più difficile di una combinazione di Settimana enigmistica per esperti e sodoku livello pro, la busta paga è un’alleata, ma – come ogni mix di lettere e numeri – può apparire estremamente ostica. Vediamo allora ogni voce che la compone e scopriamo come leggere una busta paga, suddividendole su base grafica in tre parti: 

  1. Prima parte: leggiamo qui i dati del datore di lavoro, i dati del lavoratore e un prospetto riassuntivo delle presenze (lavoro effettivo, giorni e ore di permesso, ferie, assenze e ore di lavoro straordinarie) 
  2. Seconda parte: ciò che viene propriamente definito cedolino. Comprende: 
  • minimo tabellare stabilito dal CCNL di riferimento 
  • scatti di anzianità
  • indennità di contingenza 
  • superminimi 
  • EDR (elemento distinto della retribuzione) per i lavoratori privati 

Queste voci compongono la retribuzione lorda, che moltiplicata per il numero di mensilità previste dal CCNL di riferimento permette di ottenere la RAL.

E per quelle voci che possono variare? Troviamo, nella parte inferiore, retribuzione ordinaria, straordinari, premi di produttività, ferie, infortunio, maternità, permessi, malattia, tredicesima e quattordicesima ove previsto, e infine il TFR.

Scendendo, troviamo il totale delle trattenute: tasse, contributi diversi, addizionali, detrazioni, rimborsi IRPEF e quote TFR. 

  1. Terza e conclusiva parte della busta paga: 
  • Dati previdenziali: imponibile previdenziale e totale dei contributi (ricordiamo sempre che parte di essi è a carico del lavoratore, dunque viene trattenuta in busta paga)
  • Dati fiscali: imponibile fiscale, imposta lorda e netta IRPEF, detrazioni d’imposta, totale trattenute e addizionali IRPEF
  • TFR
  • Stipendio netto: la somma corrisposta effettivamente al lavoratore

Come si può elaborare la busta paga?

Abbiamo parlato della digitalizzazione che ha investito questo settore; questo è particolarmente interessante per quei datori di lavoro che si trovano a dover riorganizzare la retribuzione dei propri dipendenti. 

Le soluzioni più frequenti nell’ambito della busta paga sono:

  • Busta paga tramite Excel: una soluzione scelta da molti, che permette al datore di lavoro con competenze di PayRoll di redigere i documenti di retribuzione in autonomia; è certamente un’opzione diffusa, che pone però la difficoltà di calcolo e non esclude errori, che ricadrebbero sul datore di lavoro stesso; 
  • Busta paga tramite software gestionali di destinazione aziendale: permettono lo svolgimento di tutti gli adempimenti fiscali relativi al personale dipendente, ma non permettono al dipendente di interagire con la piattaforma, limitandosi alla generazione dei cedolini; 
  • Busta paga tramite software gestionali con funzionalità aziendale e lato dipendente: il vantaggio risiede nel duplice utilizzo della piattaforma, che da una parte si occupa della retribuzione, mentre dall’altra permette interazione da parte del dipendente, che può richiedere ferie, permessi, e godere di un maggiore supporto.

I vantaggi dei software risiedono nella trasparenza, dal momento che i dati sono verificabili in ogni momento, e nella riduzione dell’errore che potrebbe sfuggire anche alla mano più esperta. Ogni azienda saprà scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze, al numero dei dipendenti e al budget destinato a queste funzioni!

PayFit: una soluzione in digitale che non trascura il valore umano

Dopo avervi raccontato qualcosa sulla busta paga e su chi può redigerla, vogliamo anche presentarvi un sensibile fattore di innovazione per il settore, con cui condividiamo il quoziente tecnologico, ma non solo; PayFit, soluzione tech per l’elaborazione delle buste paga studiata specificatamente per le PMI, permette di automatizzare il controllo sulle buste paga con un software immediato e user friendly, che garantisce trasparenza e sicurezza dei dati, verificabili in ogni momento. 

Nato in Francia da un’intuizione vincente con l’obiettivo di coniugare tecnologia ed esperienza umana, PayFit ha realizzato in pochi anni uno strumento di grande valore per PMI e startup. Il suo valore aggiunto? Trasformare il momento di compilazione della busta paga, complesso e potenzialmente soggetto a errori, in un’esperienza piacevole e supportata da tecnologia di proprietà, che azzera gli errori e le possibili problematiche. 

Come lo fanno? Con il loro linguaggio di programmazione, JetLang. Altamente personalizzabile, risponde alle esigenze di ogni cliente. Ma a questo si aggiunge il valore umano dato dal supporto dedicato PayFit, che – in digitale – sovraintende al processo, garantendo la miglior soluzione possibile. 

Generazione cedolini e gestione delle funzioni HR a portata di click: è infatti possibile programmare l’invio della busta paga, e archiviare cedolini e dichiarazioni fiscali in modo da averli a disposizione in ogni momento. Per chi deciderà di affidarsi a PayFit, si aggiungerà la certezza di fornire ai propri dipendenti una piattaforma che permette di richiedere assenze, malattie, permessi, e rimborsi spese. 

L’a nostra agenzia per il lavoro Jobtech ha reso la combinazione di tecnologia innovativa e capitale umano il proprio marchio distintivo; ecco perché siamo felici di poter trovare in PayFit un partner che condivida nostra visione, in grado di valorizzare i processi digitali senza dimenticare che il vero valore aggiunto, in ogni ambito, è fornito dalle persone e dal loro bagaglio di conoscenze ed esperienze.

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